İTÜRO 2023 İdari Kurul Toplantı Tutanakları

[Mustafa Yücel]

Hello World

[Ensar Kıdıl]

Toplantıya Katılanlar: Mustafa Yücel, Anıl Umut Yıldız, Azra Barbaros, Bilge Bahar, Ertuğrul Berber, Erdem Kerim Danacı, Ömercan Ölmez, Emre Demirel, Ezgi Sertoğlu, Zehra Kaynar, İsmet Erdoğan, Savaş Demir, Tahsin Ocaktan, Ensar Kıdıl

Genel Konular:
1-İTÜRO tarihi mayıs ayına alınmaya çalışıldı. SDKM ile yapılan görüşmeler sonucunda en olası tarihin 16-17-18 Mart olduğu geri bildirimi alındı. SDKM ile görüşmelere devam ediliyor. TÜBİTAK ve 250. Yıl etkinliklerinden dolayı tarih konusu belirsizliğini koruyor. 4-5-6 Mayıs veya 27-28-29 Nisan tarihlerini almak için çalışılacak.
2-Proje dosyasının revize edilmesi gerektiği konuşuldu.
3-Koordinatör ve üye toplantıları için fakülteden sınıf izni alınacak.
4-Kulüpler şenliği hazırlığı gündeme getirildi.
5-Yeni öğrencilere İTÜRO’nun tanıtılması amacıyla bir yazı yazılmasına karar verildi.
6-Organizasyon gider tablosu ve sponsorluk ücretleri tartışıldı.

Organizasyon Koordinatörlüğü:
1-Olası konuşmacı adayları için bir liste hazırlanıp sunulması kararlaştırıldı.
2-Ürün sponsorlukları için araştırmalara başlanması konuşuldu.

Tanıtım Koordinatörlüğü:
1-Post ve içeriklerin 2-3 günde bir paylaşılması kararlaştırıldı.
2-İTÜRO Tiktok hesabının açılması gündeme geldi ve hafta içinde açılacağı kararlaştırıldı.
3-İTÜRO 2023 hakkında kısa bir video yapılıp paylaşılması kararlaştırıldı.

Sponsorluk Koordinatörlüğü:
1-Sponsorlara tanınan imkanların revize edilmesi gündeme getirildi. Bunun için hafta içi sponsorluk ekibinin toplanması kararlaştırıldı.
2-Sponsorluk e-postalarının ne durumda olduğu ve acilen son haline getirilmesi konuşuldu.

Teknik Ekip Koordinatörlüğü:
1-Bir hafta içinde İTÜRO 2023 kategorilerinin belirlenmesi gerektiği vurgulandı. Bunun için çalışmalara başlandı.
2-Algolab algoritma yarışması kategori olarak İTÜRO 2023’e eklendi.
3-Pist ve teknik ekip bütçesinin belirlenip sunulması gerektiği konuşuldu.

Bilişim Koordinatörlüğü:
1-İTÜRO genel sitesindeki güncellemelerin yapılacağı konuşuldu.
2-Robot kayıtları yapılırken her bir yarışmacıdan iletişim bilgisinin alınması gerektiği gündeme getirildi.
3-Otokon Bilişim Ekibiyle toplantı yapılması kararlaştırıldı.

20 Eylül 2022

[Tahsin Ocaktan]

Toplantıya Katılanlar: Mustafa Yücel, Anıl Umut Yıldız, Azra Barbaros, Bilge Bahar, Ertuğrul Berber, Erdem Kerim Danacı, Ömercan Ölmez, Emre Demirel, Ezgi Sertoğlu, Zehra Kaynar, İsmet Erdoğan, Savaş Demir, Tahsin Ocaktan, Ensar Kıdıl

Genel Konular:
1-Geçen senenin tutanaklarının okunması gerektiği konuşuldu.
2-Her ekip eski koordinatörü ile görüşecek.
3-Turan bey ile toplantı yapılacak.
4-İTÜRO için oy birliğiyle 27 28 29 Nisan tarihine karar verildi.
5-Gelenlere katılım belgesi verme fikri gündeme getirildi.
6-Dışarıdan gelen için kayıt bilgisi alınacak.
7-Workshop yapma fikri konuşuldu.
8-Proje dosyası giderler kısmını Anıl, Emre, Mustafa halledecek.
9-Kulüpler şenliği için Anıl geçen seneden kalan rozet ve stickerları bulacak.
10-12 Ekim Çarşamba günü ilk toplantı Med de yapılacak.
11-Sponsorluk tarih proje dosyası ana ve önemli konular olduğu konuşuldu.

Organizasyon Koordinatörlüğü:
1-Olası konuşmacı adayları listesindeki isimler tartışıldı.

Tanıtım Koordinatörlüğü:
1-2-3 günde bir post paylaşılması hatırlatıldı.
2-Proje dosyası ile ilgili durum bilgisi alındı.

Sponsorluk Koordinatörlüğü:
1-Sponsorluk fiyatları hakkında konuşuldu net fiyatlar belirlendi.
2-Sponsorluk mailleri organizasyon tarihi alındıktan sonraki sabah atılması kararlaştırıldı.

Teknik Ekip Koordinatörlüğü:
1-Kategoriler netleşmesi konusu konuşuldu ve karara bağlandı.
2-Sayısı düşürülebilir mi hakkında konuşuldu.

Bilişim Koordinatörlüğü:
1-Bilişim ekibi kendi ekibini oluşturduğu ve IEEE den eğitim alınma ihtimali olduğu konuşuldu.

27 Eylül 2022

[Ezgi Sertoğlu]

Toplantıya Katılanlar: Mustafa Yücel, Azra Barbaros, Bilge Bahar, Ertuğrul Berber, Erdem Kerim Danacı, Ömercan Ölmez, Emre Demirel, Ezgi Sertoğlu, Savaş Demir, Ensar Kıdıl

Genel Konular:
1-Kulüpler şenliği için hazırlıklar yapıldı.
2-Tanışma toplantısı için neler yapılabileceği konuşuldu.
3-OTOKON kulübüne sponsorluktan artan parayla destekte bulunulabileceği konuşuldu.
4-Her ekip eski koordinatörleriyle görüşmesinden bahsetti.
5-Yönetim Kurulu için sweatshirt tasarımı hakkında tartışıldı.

Organizasyon Koordinatörlüğü:
1-Konuşmacı havuzu oluşturulacak.
2-Mail taslağı hazırlanacak.
3-Ürün sponsor havuzu oluşturulacak.
4-İTÜRO ikinci gün olacak tekne etkinliği ayarlanmaya çalışılacak.
5-İTÜRO'da sahne arkasına led ekran konulabileceği düşünülüyor.
6-Şart olmamakla birlikte bir organizasyon şirketiyle anlaşılabilir.

Tanıtım Koordinatörlüğü:
1-Proje dosyası hazırlandı.
2-İTÜRO tarihi duyuru postu hazırlanacak iki hafta içinde duyurulacak.
3-Büyük haber kanallarıyla iletişime geçilecek.
4-Kategori duyuru postlarının aralık gibi atılması düşünülüyor.

Sponsorluk Koordinatörlüğü:
1-Proje dosyası mail taslağına eklenecek.
2-Büyük firmalara düzenli mail atılacak.
3-İTÜ Vakfıyla görüşüldü.
4-Robot Yatırımları Fuarı'na gidilecek.

Teknik Ekip Koordinatörlüğü:
1-Önümüzdeki haftalarda kategoriler çizilmeye başlanacak.
2-Yarışma kuralları yazılmaya başlanacak.
3-Eski teknik ekip koordinatörü Nail Beyle iletişim halinde olunacak.

Bilişim Koordinatörlüğü:
1-Yeni OTOKON üyelerinden bilişim ekibi oluşturulacak.
2-Eski bilişim koordinatörleri Eren ve Ayşe ile iletişim halinde olunacak.
3-Tarih açıklandığı zaman İTÜRO sitesindeki geri sayım başlatılacak.
4-ituro2023.com sitesi aralığa kadar hazır olacak.
5-Bir uygulama çıkarma konusu tartışıldı.
6-OTOKON ve başka kulüplerle ortak eğitimler verilebileceği konuşuldu.

4 Ekim 2022

[Emre Demirel]

Toplantıya Katılanlar: Mustafa Yücel, Anıl Umut Yıldız, Azra Barbaros, Bilge Bahar, Ertuğrul Berber, Erdem Kerim Danacı, Ömercan Ölmez, Emre Demirel, Ezgi Sertoğlu, Zehra Kaynar, İsmet Erdoğan, Savaş Demir, Tahsin Ocaktan, Ensar Kıdıl.



Genel Konular:
1-) Bu haftaki ilk genel üye toplantısı için her komite sunum hazırlayacak.
2-) Tanışma toplantısında Teknik ekip hakem tişörtleri giymeyi düşünüyor.
3-) Tanışma toplantısına gelecekler için sınıfın yerini video çekerek gösterelim.
4-) Tanışma toplantısında çay ve Eti puf tarzı atıştırmalıklar dağıtılacak.
5-) İTÜRO genel Wp grubu oluşturulacak ve toplantı ile ilgili bir metin yazılıp atılacak.
6-) Toplantının yapılacağı sınıf önüne bayrak ve roll up konacak.
7-) Herkes kendi komitesi hakkında üyeler için plan yapacak.
8-) Bilişim ve Teknik ekibin belki küçük eğitimler ayarlayabileceği konuşuldu.
9-) OTOKON FORUM'a herkes bakmalı.
10-) Sürekli İTÜRO'yu  düşünelim.

Organizasyon Koordinatörlüğü:
1-) Koordinatörlükler için sweat çıkarma fikri konuşuldu. Ertuğrul sweatle ilgileniyor. Kulüpler şenliğinde 5 6 kişiden iletişim bilgisi aldı.
2-) İTÜRO'da konferansa çağırılacak kişiler önce toplantıda oylamaya sunulacak.
3-) Ürün sponsorlarına atılmak üzere  mail taslakları hazırlandı.
4-) Yabancı konuşmacı için geç kalınmaması kararlaştırıldı.
5-) Kahve limanı gibi firmalar organizasyonlara çokça geldiği için o firmalara tekrardan mail atılmalı.
6-) Ürün sponsorları genelde etkinliğe yakın belli olduğu konusunda fikirbirliğine varıldı.
7-) Fuaye alanına önem verilmesi gerektiği konuşuldu.
8-) Organizasyonun ilgi çekici hale getirilmesi için fikirler düşünüldü. Bomba ihbar robotu getirilebilir.
9-) Okulda yapılacak İTÜRO için izin dilekçesi hazırlanacak.

Tanıtım Koordinatörlüğü:
1-) Tarih duyurusu için 3 2 1 postu atılacak.
2-) Koordinatörlük içerisinde daha çok toplanti yapılacak.
3-) YouTube ve haber kanalları için tanıtım ihtimali zorlanacak.

Sponsorluk Koordinatörlüğü:
1-) Timsan 1 2 hafta içinde dönüş yapacak. Olumlu cevap alındı.
2-) Wiami bu sene de sponsor olmayı düşünüyoruz dedi
3-) FANUC organizasyon iyiydi ama hedef kitlesi bizlik değil dedi.
4-) Mercedes henüz dönüş yapmadı.
5-) ABB'ye mail atıldı.
6-) Mathworks'ten cevap bekleniyor.
7-) ROBO'dan henüz dönüş yok.
8-) Robot yatırım fuarında birçok firmadan iletişim bilgisi alındı.
9-) Savunma sanayi gibi büyük firmalara daha çok mail atılması kararlaştırıldı.

Teknik Ekip Koordinatörlüğü:
1-) Kurallar yazılmaya başlanacak.
2-) Şartnameler yavaştan hazırlanacak.
3-) Kategori açıklaması aralık sonu gibi yapılacak.
4-) Eski pist tasarımları revize edilecek.
5-) Yeni senaryo kategorisi tasarım ve kural belirlemesi yapılacak.
6-) Lojistik'te de kurallar değişecek.
7-) Girişimcilik kategorisinin eklenmesi yaş kitlesini artırabilir.

Bilişim Koordinatörlüğü:
1-) Sitedeki düzenlemeler devam ediyor.
2-) Proje dosyası linke eklendi.
3-) Ensar bilişim ekibini oluşturdu ve çalışmalara başladı.

11 Ekim 2022

[Ensar Kıdıl]

Toplantıya Katılanlar: Mustafa Yücel, Anıl Umut Yıldız, Azra Barbaros, Bilge Bahar, Ertuğrul Berber, Erdem Kerim Danacı, Ömercan Ölmez, Emre Demirel, Ezgi Sertoğlu, Zehra Kaynar, İsmet Erdoğan, Savaş Demir, Tahsin Ocaktan, Ensar Kıdıl.


Genel Konular:
Haftaya Çarşamba 2. Bir tanışma toplantısı yapılması tartışıldı.
2. Toplantı daha kısa olacak şekilde koordinatörler tanıtılacak.
Sınıf içinde koordinatörler dağılarak üyelerle birebir iletişim sağlanacak.
Formların dağıtılıp whatsapp gruplarının ilerleyen süreçte açılması konuşuldu.
Whatsapp grubunun daha aktif olması gerektiği konuşuldu.
Teknik Ekip ODTÜ gezisinden bahsedecek.

Organizasyon Koordinatörlüğü:
Organizasyon kendi arasında toplantı yaptı.
3 veya 5 arasında konuşmacı getirileceği düşünüldü.
Ürün sponsorluğu için mail atıldı.
T-Shirt ve Sweatshirt sponsorluğu için görüşme yapılacağı konuşuldu.
Etkinlik formu Hocaya ve Otokon YK Başkanına imzalatıldı.
Tekne ile iletişime geçileceği konuşuldu.
Ürün sponsorlarına mail atmaya devam edileceği konuşuldu.
Genel toplantıda üyelerden eşantiyon ve konuşmacı hakkında fikir alınacağına karar verildi.

Sponsorluk Koordinatörlüğü:
Geçmiş sponsorlara mail atıldı.
Bu zamandan itibaren sponsorların aranacağı konuşuldu.
İstanbul fuar merkezindeki Saha Expo fuarına gidilecek.
Perşembe 10.30’da online Bitexen toplantısı olacak.
Teknoparkla iletişime geçileceği konuşuldu.

Tanıtım Koordinatörlüğü:
Robolink youtube kanalı koordinatörüyle görüşüleceği konuşuldu.
Bilgi postu için tasarım taslağı yapılacak.
Bilgi postu için hem güncel konulardan hem İtüro hakkında bilgiler kullanılacağı konuşuldu.
Toplantı sırasında sorulan soruların İnstagram’dan cevap videosu yapılacağı konuşuldu.
Panotekle iletişime geçileceği konuşuldu. (Bilbord)
Sokak röportajı fikri tartışıldı.
Teknoloji muhabirleriyle iletişime geçilecek.
Pazar günü akşam 6’da bilgi köşesi postu atılacak.
İTÜ Aktüel’e toplantı tarihi yazılacak.

Teknik Ekip Koordinatörlüğü:
Senaryo: Arama Kurtarma kategorisi tanıtıldı.
AKUT ile bu konuda iletişime geçilmesi denenecek.
Robotlar vana çevireceği ve buton basacağı zamanlarda operatöre bağlanacak.
Fakat robotların vanayı ve butonu algıladığının bilgisini otonom olarak bize vermesi gerekiyor.
Eski koordinatörlere timer sensörünün nasıl yapıldığı sorulacak.
Renk Seçen aynı kalacak.
Çizgi futbol yerine çizgi bowling fikri tartışıldı.
Pul Toplayan için isim düşünülecek.
Trafikte İTÜ için pist yapması düşünüldü.
Mikro Sumo, Mini Sumo ile değiştirildi.

18 Ekim 2022

[Anıl Yıldız]

Organizasyon Koordinatörlüğü:
1-Erkcan özcana yazılacak
2-Konuşmacı olarak önceliğimiz ünlü olması
3-Tekne için ocak ayında randevu alınacak
4-Azra Kampüste ne var?’ a yazar olarak girmiş. Bizim için yazı yazacak.
5-Badiworks, youthall, öğrenci kariyeri
6-Robotzadeye itüroyu paylaşması için yazılacak
7-Defacto işi olmadı
8-Konser için iletişim

Sponsorluk Koordinatörlüğü:
Bitexen toplantısı olumlu geçti
Robo ana spons. olmayacağını söyledi
Sponsorlukta son gelişmeler konuşuldu

Tanıtım Koordinatörlüğü:
Robolink youtube kanalı editörüyle iletişime geçildi
1-Tgrt olumsuz
2-Tanıtım excelde firmaları yazılsın
3-Arıyorumla ve Dijitalbee ile iletşime geçilebilir
4-Tbt , bilgi köşesi , soru cevap
5-Whatsapp grupları açılıp eklensin

Teknik Ekip Koordinatörlüğü:
1-Parkur çizimleri yapılıyor
2-Ölçüler güncellenecek
3-Trfaik harita çizilecek
4-Algolab burak hocayla konuşulcak
5-Serbest düşünelecek

Bilişim Koordinatörlüğü:
1-Site güncellendi
2-Sponsorluklar eksik
3-Siteyi ara ara kontrol edelim (genel) eksik gördüğümüz yerleri ensarla iletişime geçip brifing verebiliriz.
4-Sayaç
5-Notion!!!!!!!!!!!!!!!!!
6-Tanıtım filmi 2023 çekilecek (Emre)


6.HAFTA
25 Ekim